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  • Allgemeine Informationen

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    • Ab dem 3. Februar 2025 erfolgt das Rollout für die Anwendung E-Dienstreiseantrag im Bereich des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen, der Staatlichen Schulämter und der Hessischen Lehrkräfteakademie.

      Die Einführung für alle Personen aus dem Bereich der Schulen ist vorerst noch nicht vorgesehen.

      Mit der Anwendung Dienstreiseanträge können Sie Anträge für anstehende Dienstreisen über das Service-Portal stellen. Sie finden die Anwendung Dienstreiseanträge ab dem oben genannten Datum unter den Reise-Services.

      Einigen Mitarbeitergruppen (insbesondere allen Personen aus dem Schulbereich) ist der Zugriff auf das Service-Portal nicht direkt möglich. Daher müssen diese zunächst das sogenannte NzüK-Portal unter https://nzk.hessen.de öffnen um darüber das Service-Portal aufzurufen. Hilfen und Anwenderhinweise zum NzüK- und Service-Portal finden Sie hier.

      Die Daten aus dem Dienstreiseantrag können bei einer späteren Abrechnung der Kosten der Dienstreise genutzt werden. Vor dem Start der Abrechnung können Sie dabei einen genehmigten Dienstreiseantrag auswählen und dadurch sind viele Felder des Formulars zur Abrechnung bereits mit den Angaben aus dem Dienstreiseantrag vorbelegt und brauchen nicht erneut erfasst werden. Aktualisierungen sind dabei jedoch möglich.

      Der von Ihnen gestellte Dienstreiseantrag löst einen Genehmigungsprozess aus, sodass die für die Genehmigung und ggf. auch für die Mittelbewirtschaftung zuständigen Personen ermittelt und informiert werden und diesen Antrag prüfen und bearbeiten können. Die Beteiligten werden in diesem Zuge automatisch per E-Mail über eingegangene Dienstreiseanträge informiert.

      Nach der finalen Bearbeitung Ihres Antrages werden Sie über die Genehmigungen des Dienstreiseantrages oder eine mögliche Ablehnung ebenfalls per E-Mail informiert. Sofern eine Rückgabe des Antrages mit Korrekturwünschen im Zuge der Bearbeitung erforderlich ist, erhalten Sie auch in diesem Fall eine Benachrichtigung per E-Mail und können in der Anwendung die erforderlichen Nacharbeiten vornehmen.

  • Dauerdienstreisegenehmigung

    • Bestimmte Personengruppen haben für die Ausübung ihrer Tätigkeit eine sogenannte Dauerdienstreisegenehmigung von ihrer Dienststelle erhalten.

      Sofern eine Dienstreise unter den Geltungsbereich der Dauerdienstreisegenehmigung fällt, muss für diese Dienstreise kein Dienstreiseantrag gestellt werden.
      In diesem Fall ist die direkte Abrechnung der Reisekosten weiterhin möglich.
      Mitglieder der Personalvertretung können Dienstreisen, die im Rahmen der Tätigkeit als Personalvertretung anfallen, ohne Genehmigung durchführen, müssen diese aber Ihrer Dienststelle gegenüber anzeigen.
      Sofern Sie eine solche Dauerdienstreisegenehmigung erhalten haben oder Mitglied der Personalvertretung sind, muss die Information darüber in SAP hinterlegt werden. Dazu muss die für Sie zuständige personalverwaltende Dienststelle der Bezügestelle mitteilen, dass eine Dauerdienstreisegenehmigung oder die Mitgliedschaft in der Personalvertretung vorliegt.

      Die Meldung sollte mit dem folgenden Vordruck erfolgen : Vordruck Dauerdienstreisegenehmigung

      Dieser ist an die E-Mail-Adresse rtu-abrechnungsstelle@rpks.hessen.de zu senden.

      Sofern Mitglieder der Personalverwaltung oder Personen, die eine Dauerdienstreisegenehmigung haben, einen Dienstreiseantrag anlegen, wird Ihnen im Rahmen Dienstreiseantrages das Pflichtfeld „Reisetätigkeit (anzeigepflichtig / genehmigungspflichtig)“ angezeigt. Über dieses Feld können Sie als Antragsteller angeben, ob es sich bei dieser Dienstreise um eine anzeigepflichtige Reise (bei Personalvertretungen) handelt oder ob die Reise ggf. außerhalb des Rahmens der erteilten Dauerdienstreisegenehmigung liegt und daher genehmigungspflichtig ist.
      Im Falle einer genehmigungspflichtigen Dienstreise wird der Dienstreiseantrag nach dem Versand in den Genehmigungsprozess geleitet und bearbeitet. Anzeigepflichtige Dienstreiseanträge werden nicht in den Genehmigungsprozess gesteuert, sondern direkt als "genehmigt" gesetzt.

  • Beteiligte Personengruppen/Rollen

    • Genehmiger und Mittelbewirtschafter


      Ein Dienstreiseantrag wird, sofern er nicht nur „anzeigepflichtig“ ist, automatisch in einen Genehmigungsprozess gesteuert. Der Genehmigungsprozess kann dabei optional zunächst an einen „Mittelbewirtschafter“ gesteuert werden, der prüft, ob die mit dem Dienstreiseantrag voraussichtlich anfallenden Reisekosten noch mit den vorhandenen Mitteln erstattet werden können. Sobald dieser Mittelbewirtschafter dem Dienstreiseantrag zugestimmt hat, wird der Dienstreiseantrag automatisch an die Person weitergeleitet, die für die Genehmigung zuständig ist.
      Ob ein Mittelbewirtschafter in den Genehmigungsprozess eingebunden wird, entscheidet die jeweilige Dienststelle.

      Die für die Genehmigung zuständige Person entscheidet final, ob der Dienstreiseantrag genehmigt, abgelehnt oder zur Korrektur von Angaben an den Antragsteller zurückgewiesen werden soll.

      Genehmiger oder Mittelbewirtschafter haben die Aufgabe, eingehende Dienstreiseanträge zu prüfen, zu genehmigen, abzulehnen oder zur Korrektur an den Antragsteller zurück zu geben. Über Anträge, die gestellt wurden, werden die zuständigen Personen automatisch per E-Mail informiert. Diese Information erfolgt einmal stündlich ggf. für mehrere in diesem Zeitintervall gestellte Anträge.

      Anleitung Bearbeitung E-Dienstreiseanträge



      Vertretungen

      Für geplante und ungeplante Abwesenheiten ist es möglich, Vertretungen im System zu hinterlegen. Eine Vertretung kann von jeder Person mit Berechtigungen als Genehmiger oder Mittelbewirtschafter im Service-Portal hinterlegt werden. Dadurch kann eine andere Person im Vertretungsfall die anfallenden Bearbeitungsschritte für die abwesende Person übernehmen. 

      Sobald eine geplante Abwesenheit (z. B. Urlaub) eingerichtet ist oder im Fall einer ungeplanten Abwesenheit (z. B. Krankheit) die Vertretung eintritt, kann die als Vertretung hinterlegte Person die Vertretung aktivieren und alle vorliegenden Dienstreiseanträge bearbeiten. Über neu gestellte Dienstreiseanträge wird die Vertretung im Falle einer aktivierten Vertretung direkt per E-Mail informiert und kann den Dienstreiseantrag in der Folge im eigenen "Eingang" bearbeiten. Die Bearbeitung der Anträge erfolgt wie unter "Genehmiger und Mittelbewirtschafter" beschrieben.

      Wie Sie eine Vertreterregel hinterlegen und aktivieren können, entnehmen Sie bitte der folgenden Anleitung.

      Anleitung E-Dienstreiseanträge Vertretung


      Administration

      Für gewisse Aufgaben ist es erforderlich, dass Personen Berechtigungen erhalten, um administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Beantragung von Dienstreisen zu übernehmen.

      Im Ministerium, den Schulämtern und der Hessischen Lehrkräfteakademie können Personen weitergehende Berechtigungen erhalten, um z. B. Auswertungen vorhandener Dienstreiseanträge vorzunehmen Ihrer Dienststelle auszuwerten. Diese Auswertungen sind z. B. zum Zwecke der Mittelbewirtschaftung oder Zeiterfassung erforderlich.

      Zudem gibt es Personen, die im Falle von ungeplanten Abwesenheiten Vertretungsregeln für Dritte einrichten können, so dass die vorliegenden oder in naher Zukunft eingehende Dienstreiseanträge bearbeitet werden können. 

      Einige Personen sollen auch auswerten können, wer als Genehmiger, Mittelbewirtschafter oder Vertreter für die Beschäftigten der jeweiligen Dienststelle eingerichtet ist, so dass im Zweifel geprüft werden kann, ob eine Genehmigungsworkflow korrekt gesteuert wird. Ggf. muss eine solche Person auch die Berechtigungen haben, erforderliche Verknüpfungen im SAP-Organisationsmanagement zu pflegen, anhand derer die Anwendung den Workflow steuert.

      Welche Berechtigungen für diese Aufgaben erforderlich sind und wie die jeweiligen Aufgaben erledigt werden können, ist in der nachstehenden Anleitung ausführlich beschrieben.

      Anleitung E-Dienstreise Administration

  • Anwenderhinweise in Videoformat

    • Anwenderhinweis für Antragsteller

      Im nachstehenden Video ist detailliert beschrieben, wie eine Person einen Dienstreiseantrag stellen muss. 


      Anwenderhinweis für die Bearbeitung eines Dienstreiseantrages durch Genehmiger und ggf. Mittelbewirtschafter

      Das folgende Video zeigt, wie eine Person einen Dienstreiseantrag im Rahmen des Genehmigungsprozesses prüft und bearbeitet.
      Für diese Tätigkeit ist eine entsprechende Berechtigung als Genehmiger oder ggf. Mittelbewirtschafter erforderlich.

       


  • Hilfe und Support

    • Bei technischen Fragen oder Problemen im Zusammenhang mit einem Dienstreiseantrag steht Ihnen gerne das Serviceteam beim Hessischen Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen zur Verfügung.
      Das Serviceteam ist montags bis donnerstags von 8 - 16 Uhr und freitags von 8 - 12 Uhr unter der Telefonnummer 0611 340-1277 erreichbar.
      Sie können Ihr Anliegen auch gern per E-Mail senden. Richten Sie diese E-Mail bitte an: PASupport@kultus.hessen.de