Beteiligte Personengruppen/Rollen

Ein Dienstreiseantrag wird, sofern er nicht nur „anzeigepflichtig“ ist, automatisch in einen Genehmigungsprozess gesteuert. Der Genehmigungsprozess kann dabei optional zunächst an einen „Mittelbewirtschafter“ gesteuert werden, der prüft, ob die mit dem Dienstreiseantrag voraussichtlich anfallenden Reisekosten noch mit den vorhandenen Mitteln erstattet werden können. Sobald dieser Mittelbewirtschafter dem Dienstreiseantrag zugestimmt hat, wird der Dienstreiseantrag automatisch an die Person weitergeleitet, die für die Genehmigung zuständig ist.
Ob ein Mittelbewirtschafter in den Genehmigungsprozess eingebunden wird, entscheidet die jeweilige Dienststelle.

Die für die Genehmigung zuständige Person entscheidet final, ob der Dienstreiseantrag genehmigt, abgelehnt oder zur Korrektur von Angaben an den Antragsteller zurückgewiesen werden soll.

Genehmiger oder Mittelbewirtschafter haben die Aufgabe, eingehende Dienstreiseanträge zu prüfen, zu genehmigen, abzulehnen oder zur Korrektur an den Antragsteller zurück zu geben. Über Anträge, die gestellt wurden, werden die zuständigen Personen automatisch per E-Mail informiert. Diese Information erfolgt einmal stündlich ggf. für mehrere in diesem Zeitintervall gestellte Anträge.

Anleitung Bearbeitung E-Dienstreiseanträge

Für geplante und ungeplante Abwesenheiten ist es möglich, Vertretungen im System zu hinterlegen. Eine Vertretung kann von jeder Person mit Berechtigungen als Genehmiger oder Mittelbewirtschafter im Service-Portal hinterlegt werden. Dadurch kann eine andere Person im Vertretungsfall die anfallenden Bearbeitungsschritte für die abwesende Person übernehmen. 

Sobald eine geplante Abwesenheit (z. B. Urlaub) eingerichtet ist oder im Fall einer ungeplanten Abwesenheit (z. B. Krankheit) die Vertretung eintritt, kann die als Vertretung hinterlegte Person die Vertretung aktivieren und alle vorliegenden Dienstreiseanträge bearbeiten. Über neu gestellte Dienstreiseanträge wird die Vertretung im Falle einer aktivierten Vertretung direkt per E-Mail informiert und kann den Dienstreiseantrag in der Folge im eigenen "Eingang" bearbeiten. Die Bearbeitung der Anträge erfolgt wie unter "Genehmiger und Mittelbewirtschafter" beschrieben.

Wie Sie eine Vertreterregel hinterlegen und aktivieren können, entnehmen Sie bitte der folgenden Anleitung.

Anleitung E-Dienstreiseanträge Vertretung

Für gewisse Aufgaben ist es erforderlich, dass Personen Berechtigungen erhalten, um administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Beantragung von Dienstreisen zu übernehmen.

Im Ministerium, den Schulämtern und der Hessischen Lehrkräfteakademie können Personen weitergehende Berechtigungen erhalten, um z. B. Auswertungen vorhandener Dienstreiseanträge vorzunehmen Ihrer Dienststelle auszuwerten. Diese Auswertungen sind z. B. zum Zwecke der Mittelbewirtschaftung oder Zeiterfassung erforderlich.

Zudem gibt es Personen, die im Falle von ungeplanten Abwesenheiten Vertretungsregeln für Dritte einrichten können, so dass die vorliegenden oder in naher Zukunft eingehende Dienstreiseanträge bearbeitet werden können. 

Einige Personen sollen auch auswerten können, wer als Genehmiger, Mittelbewirtschafter oder Vertreter für die Beschäftigten der jeweiligen Dienststelle eingerichtet ist, so dass im Zweifel geprüft werden kann, ob eine Genehmigungsworkflow korrekt gesteuert wird. Ggf. muss eine solche Person auch die Berechtigungen haben, erforderliche Verknüpfungen im SAP-Organisationsmanagement zu pflegen, anhand derer die Anwendung den Workflow steuert.

Welche Berechtigungen für diese Aufgaben erforderlich sind und wie die jeweiligen Aufgaben erledigt werden können, ist in der nachstehenden Anleitung ausführlich beschrieben.