Für die Durchführung der Personalbeschaffungsverfahren des Landes Hessen stehen allen Dienststellen der hessischen Landesverwaltung die SAP Anwendungen des E-Recruitings zur Verfügung.
E-Recruiting stellt den Dienststellen Funktionen zur Verfügung, mit denen Suchaufträge angelegt und bearbeitet werden können. Der Begriff Suchauftrag ist eine SAP-Bezeichnung für den „Sammelordner für Stellenbesetzungsvorgänge“. Darin werden die Daten erfasst, die die Grundlage für Stellenausschreibungen darstellen. Ein Suchauftrag kann eine oder mehrere Stellenausschreibungen auf unterschiedlichen Veröffentlichungskanälen (externe oder interne Stellenportale in digitaler Form oder Printmedien) enthalten.
Zusätzlich werden in einem Suchauftrag auch alle Bewerbungen gebündelt und können entsprechend eingesehen und bearbeitet werden.
Bewerberinnen und Bewerber können sich im Stellen- und Bewerberportal über Stellenausschreibungen der Landesverwaltung informieren, sich ein Bewerberprofil anlegen und sich darüber online bewerben und die eigenen Daten gegenüber den ausschreibenden Dienststellen jederzeit aktuell halten. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes Hessens stehen erweiterte Funktionen über das Serviceportal zur Verfügung. Damit können sie zusätzlich interne Stellenausschreibungen einsehen und als „interne Bewerberinnen“ bzw. „interne Bewerber“ ebenfalls Bewerberprofile pflegen und ihre Bewerbungen so auf den Weg bringen.
Den Dienststellen wird über die Personalbeschaffung ein umfassendes Bewerbermanagement für alle (internen und externen) Stellenbesetzungsverfahren zur Verfügung gestellt, mit dem sie eingegangene Bewerbungen sichten, bewerten und weiterbearbeiten können. Ebenfalls wird die Kommunikation per E-Mail mit den Bewerberinnen und Bewerbern sowie den Beteiligten aus den Dienststellen unterstützt (soweit sie in die Verfahren einbezogen werden).
Die Anwenderhinweise bieten Ihnen einen Überblick über die Aufgaben, die die jeweiligen Rollen mit sich bringen.
Sie können sich gerne auch über Ihre eigene Rolle hinaus über die Aufgaben der anderen Rollen informieren. Dadurch können Sie ein Verständnis für das Zusammenspiel zwischen der Personalbeschaffung und dem E-Recruiting aufbauen.
Sollten Ihnen dabei Fehler auffallen oder Ihnen fehlen noch Fallkonstellationen, die noch beschrieben werden sollten, können Sie uns gerne eine entsprechende Rückmeldung an service@erecruiting.hessen.de geben.
Personalbeschaffer
Personalbeschaffer nehmen im E-Recruiting eine ganz zentrale Aufgabe wahr. Ihnen obliegt die Anlage und Pflege von Suchaufträgen mit deren Ausschreibungen. Zudem können diese Bewerbungen erfassen und Bewerbungsdaten pflegen. Sie sind dabei die Einzigen, die eine pflegende Berechtigung für die Daten des Suchauftrages und der zugeordneten Bewerbungsdaten haben.
ber Aktivitäten die notwendigen Schritte in der Bearbeitung eines Bewerbungsvorganges steuern und andere Beteiligte einbinden.
Im Bewerbermanagement können diese über Aktivitäten die notwendigen Schritte in der Bearbeitung eines Bewerbungsvorganges steuern und andere Beteiligte einbinden.
Die Anwenderhinweise zeigen die wichtigsten Arbeitsschritte im Zusammenhang mit der Arbeit eines Personalbeschaffers.
Anleitungen im PDF:
Führungskräfte, Gremien und andere Rollen
Im E-Recruiting gibt es neben dem Personalbeschaffer zahlreiche andere beteiligte Rollen. Diese besitzen die Gemeinsamkeit, dass Sie keine schreibenden Berechtigungen im Prozess haben.
Diese können aber sehr wohl durch den Personalbeschaffer in die Prozesse eingebunden werden.
Die Einbindung erfolgt dabei entweder durch den Genehmigungsworkflow für Stellenausschreibungen oder durch die Zusendung von sogenannten Fragebögen-Aktivitäten, die es den anderen Rollen ermöglicht, Fragen zu der Bewerbung zu beantworten.
Alle diese Rollen haben jederzeit einen lesenden Zugriff auf alle Daten des Suchauftrages und alle zugeordneten Bewerbungen. Die Ausprägungen dieser Rollen sind eher semantisch zu sehen. Inhaltlich unterscheiden sich die Tätigkeiten nur wenig. Die Tätigkeiten der Führungskräfte, der Personalräte, der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten, der Schwerbehindertenvertretungen sowie der Jugend- und Auszubildendenvertretungen sind bereits in den Anwenderhinweisen zu finden.
Die Rollen der Behördenleitungen, der internen Revision und der Juristen sind hier noch nicht aufgeführt. Diese entsprechen aber auch in weiten Teilen den anderen bereits dargestellten Rollen. Die Behördenleitung ist dabei eine spezielle Führungskraft und daher können die Anleitungen für die Führungskräfte für diese Rolle genutzt werden, um sich ein Bild für die anstehenden Tätigkeiten zu verschaffen. Der Jurist und die Interne Revision sind Sonderrollen, die nur dann in die Bearbeitungsteams aufgenommen werden, wenn entsprechende Prüfungen anstehen. In die Genehmigungsprozesse oder die Kandidatenbewertung sind diese eher nicht integriert und daher beinhalten diese Rollen nicht die Genehmigerrolle. Diese Rolleninhaber besitzen auch nicht die Kacheln "Mein Eingang", "Vertretung pflegen" und "Suchaufträge und Kandidatenbewertung" im Serviceportal.
Anleitungen im Videoformat Führungskräfte, Gremien und andere Rollen
Anleitungen in PDF:Anleitung Nutzung von Fragebögen
E-Recruiting-Administratoren
Die Recruiting-Administratoren unterstützen den Prozess im E-Recruiting durch zentrale Vorarbeiten.
Dabei ist es Ihnen vorbehalten, Fragen und Antwortmöglichkeiten für die Fragebögen zu definieren und daraus die Fragebögen zu erstellen, so dass diese von den Personalbeschaffern genutzt werden können. Auch die Pflege von Bearbeitungsgruppen obliegt den Recruiting-Administratoren. Recruiting-Administratoren können zu dem auch im Falle von ungeplanten Abwesenheiten Vertretungen einrichten, damit Workflows oder Fragebogenaktivitäten durch Vertreter gepflegt werden können.
Die Aufgaben der Administratoren wurden in zwei unterschiedliche Rollen aufgeteilt. Die Rolle „Administrator“ ist für die Pflege von Fragen und Fragebögen sowie die Verwaltung von Suchaufträgen verantwortlich. Die Rolle „Administrator Spezial“ ermöglicht die Pflege von Bearbeitungsteams und Bearbeitungsgruppen sowie für die Pflege von Vertretungen für Anwender aus deren Zuständigkeitsbereich. In den nachstehenden Videos sind diese Funktionalitäten in einem zusammengefasst.
Anleitungen im Videoformat Recruiting-Administratoren