Für die
Durchführung der Personalbeschaffungsverfahren des Landes Hessen stehen allen
Dienststellen der hessischen Landesverwaltung die SAP Anwendungen des
E-Recruitings zur Verfügung.
E-Recruiting
stellt den Dienststellen Funktionen zur Verfügung, mit denen Suchaufträge
angelegt und bearbeitet werden können. Der Begriff Suchauftrag ist eine
SAP-Bezeichnung für den „Sammelordner für Stellenbesetzungsvorgänge“. Darin
werden die Daten erfasst, die die Grundlage für Stellenausschreibungen
darstellen. Ein Suchauftrag kann eine oder mehrere Stellenausschreibungen auf
unterschiedlichen Veröffentlichungskanälen (externe oder interne Stellenportale
in digitaler Form oder Printmedien) enthalten.
Zusätzlich
werden in einem Suchauftrag auch alle Bewerbungen gebündelt und können
entsprechend eingesehen und bearbeitet werden.
Bewerberinnen
und Bewerber können sich im Stellen- und Bewerberportal über
Stellenausschreibungen der Landesverwaltung informieren, sich ein
Bewerberprofil anlegen und sich darüber online bewerben und die eigenen Daten
gegenüber den ausschreibenden Dienststellen jederzeit aktuell halten. Für
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes Hessens stehen erweiterte Funktionen
über das Serviceportal zur Verfügung. Damit können sie zusätzlich interne
Stellenausschreibungen einsehen und als „interne Bewerberinnen“ bzw. „interne
Bewerber“ ebenfalls Bewerberprofile pflegen und ihre Bewerbungen so auf den Weg
bringen.
Den
Dienststellen wird über die Personalbeschaffung ein umfassendes
Bewerbermanagement für alle (internen und externen) Stellenbesetzungsverfahren
zur Verfügung gestellt, mit dem sie eingegangene Bewerbungen sichten, bewerten
und weiterbearbeiten können. Ebenfalls wird die Kommunikation per E-Mail mit
den Bewerberinnen und Bewerbern sowie den Beteiligten aus den Dienststellen
unterstützt (soweit sie in die Verfahren einbezogen werden).
Die
Anwenderhinweise bieten Ihnen einen Überblick über die Aufgaben, die die
jeweiligen Rollen mit sich bringen.
Sie können
sich gerne auch über Ihre eigene Rolle hinaus über die Aufgaben der anderen
Rollen informieren. Dadurch können Sie ein Verständnis für das
Zusammenspiel zwischen der Personalbeschaffung und dem E-Recruiting aufbauen.
Sollten Ihnen dabei Fehler auffallen oder Ihnen
fehlen noch Fallkonstellationen, die noch beschrieben werden sollten, können
Sie uns gerne eine entsprechende Rückmeldung an
service@erecruiting.hessen.de
geben.
Personalbeschaffer
Personalbeschaffer
nehmen im E-Recruiting eine ganz zentrale Aufgabe wahr. Ihnen obliegt die
Anlage und Pflege von Suchaufträgen mit deren Ausschreibungen. Zudem können
diese Bewerbungen erfassen und Bewerbungsdaten pflegen. Sie sind dabei die
Einzigen, die eine pflegende Berechtigung für die Daten des Suchauftrages und
der zugeordneten Bewerbungsdaten haben.
ber Aktivitäten die notwendigen
Schritte in der Bearbeitung eines Bewerbungsvorganges steuern und andere
Beteiligte einbinden.
Im
Bewerbermanagement können diese über Aktivitäten die notwendigen Schritte in
der Bearbeitung eines Bewerbungsvorganges steuern und andere Beteiligte
einbinden.
Die
Anwenderhinweise zeigen die wichtigsten Arbeitsschritte im Zusammenhang mit der
Arbeit eines Personalbeschaffers.
Anleitungen im PDF:
Führungskräfte, Gremien und andere Rollen
Im
E-Recruiting gibt es neben dem Personalbeschaffer zahlreiche andere beteiligte
Rollen. Diese besitzen die Gemeinsamkeit, dass Sie keine schreibenden
Berechtigungen im Prozess haben.
Diese können aber sehr wohl durch den Personalbeschaffer in die Prozesse
eingebunden werden.
Die Einbindung erfolgt dabei entweder durch den Genehmigungsworkflow für
Stellenausschreibungen oder durch die Zusendung von sogenannten
Fragebögen-Aktivitäten, die es den anderen Rollen ermöglicht, Fragen zu der
Bewerbung zu beantworten.
Alle diese
Rollen haben jederzeit einen lesenden Zugriff auf alle Daten des Suchauftrages
und alle zugeordneten Bewerbungen. Die Ausprägungen dieser Rollen sind eher
semantisch zu sehen. Inhaltlich unterscheiden sich die Tätigkeiten nur wenig.
Die Tätigkeiten der Führungskräfte, der Personalräte, der Frauen- und
Gleichstellungsbeauftragten, der Schwerbehindertenvertretungen sowie der
Jugend- und Auszubildendenvertretungen sind bereits in den Anwenderhinweisen zu
finden.
Die Rollen der Behördenleitungen, der internen Revision und der Juristen sind
hier noch nicht aufgeführt. Diese entsprechen aber auch in weiten Teilen den
anderen bereits dargestellten Rollen. Die Behördenleitung ist dabei eine
spezielle Führungskraft und daher können die Anleitungen für die Führungskräfte
für diese Rolle genutzt werden, um sich ein Bild für die anstehenden
Tätigkeiten zu verschaffen. Der Jurist und die Interne Revision sind
Sonderrollen, die nur dann in die Bearbeitungsteams aufgenommen werden, wenn
entsprechende Prüfungen anstehen. In die Genehmigungsprozesse oder die
Kandidatenbewertung sind diese eher nicht integriert und daher beinhalten diese
Rollen nicht die Genehmigerrolle. Diese Rolleninhaber besitzen auch nicht die
Kacheln "Mein Eingang", "Vertretung pflegen" und "Suchaufträge
und Kandidatenbewertung" im Serviceportal.
Anleitungen im Videoformat Führungskräfte, Gremien und andere Rollen
Anleitungen in PDF:
Anleitung Nutzung von Fragebögen
E-Recruiting-Administratoren
Die
Recruiting-Administratoren unterstützen den Prozess im E-Recruiting durch
zentrale Vorarbeiten.
Dabei ist es Ihnen vorbehalten, Fragen und Antwortmöglichkeiten für die
Fragebögen zu definieren und daraus die Fragebögen zu erstellen, so dass diese
von den Personalbeschaffern genutzt werden können. Auch die Pflege von
Bearbeitungsgruppen obliegt den Recruiting-Administratoren.
Recruiting-Administratoren können zu dem auch im Falle von ungeplanten
Abwesenheiten Vertretungen einrichten, damit Workflows oder
Fragebogenaktivitäten durch Vertreter gepflegt werden können.
Die Aufgaben
der Administratoren wurden in zwei unterschiedliche Rollen aufgeteilt. Die
Rolle „Administrator“ ist für die Pflege von Fragen und Fragebögen sowie die
Verwaltung von Suchaufträgen verantwortlich. Die Rolle „Administrator Spezial“
ermöglicht die Pflege von Bearbeitungsteams und Bearbeitungsgruppen sowie für
die Pflege von Vertretungen für Anwender aus deren Zuständigkeitsbereich. In
den nachstehenden Videos sind diese Funktionalitäten in einem zusammengefasst.
Anleitungen im Videoformat Recruiting-Administratoren