FAQ und Hilfe

Mit Zustimmung des Schulträgers können auch dessen Beschäftigte eine FLiS Berechtigung durch das Staatliche Schulamt (SSA) erhalten.

Dazu muss das Datenblatt "Ministamm für Nichtlandespersonal" ausgefüllt werden. Das Datenblatt finden Sie im Service Portal unter Informationen und Hilfen zu FLiS. Dabei kann bei der Angabe zur Anschrift die Anschrift der Schule hinterlegt werden.

Das ausgefüllte Datenblatt ist an das zuständige Staatliche Schulamt zu senden.

Für Personen, die Beschäftigte des Landes sind, kann die Berechtigung für FLiS über das zuständige Staatliche Schulamt beantragt werden.

Insgesamt sollte aus Gründen der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Effizienz ein möglichst überschaubarer Personenkreis mit der Aufgabe befasst werden.

In FLiS erfasst werden:

• Lehrkräfte,
• sozialpädagogische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Erzieherinnen und Erzieher, UBUS Kräfte),
• Schulleiterinnen und Schulleiter.

Nicht in FLiS erfasst werden:

• Landesbeschäftigte, die dem Bereich Bildungsverwaltung der Schule zugeordnet sind,
• Lehrkräfte, die von ihrer Schule an eine Privatschule beurlaubt sind,
• Beschäftigte, die zu 100 Prozent an Nichtschule abgeordnet sind,
• Pfarrer und Seelsorger (Gestellungsverträge),
• Ausbilder, die vom Studienseminar an die Schule abgeordnet sind,
• Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst (LiV), zum Beispiel Referendarinnen und Referendare,
• Erzieherinnen und Erzieher in der Betreuung, die nicht im Landesdienst beschäftigt sind.

Jede beteiligte Schule kann in FLiS die Fehlzeiten pflegen.

Für die jeweils andere oder anderen Schulen sind die erfassten Fehlzeiten nach Speicherung bei Neuaufruf der Person sichtbar.

Zu empfehlen ist, dass die Pflege an der Schule stattfindet, bei der die Meldung zuerst eingeht.

Nachträgliche Änderungen an dem Eintrag sind von allen beteiligten Schulen möglich.

Doppelte Eingaben für einen Tag oder einen Zeitraum (Überlappung) werden vom System durch eine Fehlermeldung ausgeschlossen.

In FLiS wird nur Krankheit, Kind krank und unerlaubtes Fernbleiben erfasst.

Fehlzeiten werden in ganzen Tagen erfasst. Stundenweise Fehlzeiten werden nicht erfasst.

Laut Einführungserlass:

Die in der bisherigen Jahresmeldung enthaltenen Dienstbefreiungen, zum Beispiel für Fortbildungen, Klassenfahrten oder Praktikumsbesuche, werden in FLiS nicht erfasst und entfallen daher mit dem Start von FLiS in der Jahresmeldung.

Ebenfalls nicht an das Staatliche Schulamt gemeldet werden Dienst und Arbeitsbefreiungen sowie Sonderurlaube, die die Schulleitung genehmigt, zum Beispiel beim Todesfall oder am Ehrenamtstag.

Folgende Bescheinigungen beziehungsweise Anträge werden wie bisher sofort an das zuständige Staatliche Schulamt gesendet:

• Beschäftigungsverbot,
• Kur oder Reha Maßnahme,
• Wiedereingliederung,
• Schwangerschaft,
• bei weiteren von Beschäftigten vorgelegten Dokumenten stimmen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Staatlichen Schulamt ab.

Liegt beim Fehlzeitgrund Kind krank ab dem ersten Tag keine ärztliche Bescheinigung vor, wird die Person mit einer roten Warnmeldung angezeigt.

Wird in FLiS ein Datensatz mit dem Fehlzeitgrund Krankheit eingetragen, der länger als drei Tage umfasst und die Checkbox "Ärztliche Bescheinigung liegt vor" wurde nicht aktiviert, wird die Person mit einer roten Warnmeldung angezeigt, sobald die ersten drei Tage der Krankheit in der Vergangenheit liegen.

Bitte beachten Sie, dass bei der Ermittlung der Tage die dienstfreien Tage (Wochenenden und Feiertage) mitgezählt werden.

Achtung: Prüfen Sie die korrekte Eingabe, bevor Sie eine Jahresmeldung abgeben.

Derzeit besteht in FLiS keine Möglichkeit, den Namen des Kindes zu hinterlegen.

Bitte vermerken Sie handschriftlich im Begleitschreiben zur Übersendung der ärztlichen Bescheinigung an Ihr zuständiges Staatliches Schulamt den Vornamen des Kindes.

Diese Bescheinigung ist umgehend an das Staatliche Schulamt weiterzuleiten. Das Staatliche Schulamt gibt diese Information an die Bezügestelle beim Regierungspräsidium Kassel weiter, da für die Ausstellung der Bescheinigung für das Kinderkrankengeld an die Krankenkasse diese Angabe benötigt wird.

Auch bei Beamtinnen und Beamten wird diese Information bei der Bezügestelle benötigt.

Entsprechend dem Einführungserlass werden auch in unterrichtsfreien Zeiten, zum Beispiel in den Ferien, Abwesenheiten erfasst.

Die Jahresmeldung soll im Januar des Folgejahres über die entsprechende Kachel FLiS b erstellt werden und ist bis spätestens 31. Januar des Folgejahres abzuschließen.

Die Übermittlung der entsprechenden Daten an das zuständige Staatliche Schulamt erfolgt unmittelbar mit dem Klick auf die Schaltfläche "Jahresmeldung erstellen". Eine zusätzliche schriftliche Meldung ist nicht mehr erforderlich.

Achtung:
Die Jahresmeldung ist nur bis 31. Januar des Folgejahres möglich. Ab dem 1. Februar des Folgejahres sind die Daten gesperrt. Es erscheint die Hinweis Meldung "Abwesenheit liegt nicht im Bearbeitungszeitraum. Es ist eine Ausnahme aufgetreten."

Für die Erstellung der Jahresmeldung wird die Kachel FLiS b verwendet.

Es werden alle in FLiS e gepflegten Datensätze angezeigt. Die zu meldenden Datensätze sind zu markieren.

Die Übermittlung der entsprechenden Daten an das zuständige Staatliche Schulamt erfolgt unmittelbar mit dem Klick auf die Schaltfläche "Jahresmeldung erstellen".

Achtung:
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Jahresmeldung erstellen" werden diese Datensätze für die Pflege gesperrt. Eine Änderung der Datensätze in FLiS e ist dann nicht mehr möglich.

Nein, ein Rückgängigmachen ist nicht möglich.

Bei Übermittlung falsch eingegebener Datensätze klären Sie den Sachverhalt bitte mit der Sachbearbeitung in Ihrem zuständigen Staatlichen Schulamt, damit gegebenenfalls eine Korrektur im Personalverwaltungssystem SAP HCM erfolgen kann.

Auch nachdem Datensätze einer Person gesendet wurden, können neue Datensätze erfasst und anschließend gesendet werden.

Ab dem 1. Februar können für das vorangegangene Jahr keine Jahresmeldungen mehr gesendet werden.

Nein, es erfolgt keine Eintragung in FLiS.

Die Schulleitung kann bei Bedarf Details einer eventuellen Freistellung mit dem zuständigen Staatlichen Schulamt klären.

Ja, aber immer nur bis zum 31. Dezember des laufenden Jahres.

Für jahresübergreifende Fehlzeiten ist für das neue Jahr ein neuer Datensatz anzulegen.

Datensätze mit Kennzeichen IT2001 in der Spalte "Quelle" werden im Staatlichen Schulamt im Personalverwaltungssystem SAP HCM im Infotyp 2001 Abwesenheiten gepflegt.

Für den gleichen Zeitraum können von der Schule zusätzliche Eingaben gemacht werden.

Vor der Übernahme in das SAP HCM prüft die zuständige Sachbearbeitung im Staatlichen Schulamt die Einträge. Durch die Übernahme entstehen in der FLiS Anzeige doppelte Datensätze. Das ist korrekt.

Sinnvoll beziehungsweise notwendig sind insbesondere folgende Vorarbeiten:

• Prüfung, ob alle Fehlzeiteneinträge korrekt sind.
• Beachtung der roten Warnmeldung, die darauf hindeutet, dass eine ärztliche Bescheinigung fehlt.

Nach erfolgter Jahresmeldung kann keine Änderung der Datensätze durchgeführt werden.

Das in FLiS erfasste Personal soll die Korrektheit der Daten anhand der aus FLiS erzeugten und an die Personen ausgehändigten Jahresübersichten prüfen.

Eine Unterschrift der Personen ist nicht erforderlich.

Ein Ausdruck aus FLiS ist nicht erforderlich, da die Jahresmeldung rein digital erfolgt.

Liegen beispielsweise ärztliche Bescheinigungen von Beamtinnen und Beamten vor, ist eine Klärung mit dem zuständigen Staatlichen Schulamt vorzunehmen, ob die Bescheinigungen übersandt werden sollen oder in der Schule verbleiben.

Bricht eine Lehrkraft den Dienst aufgrund von Krankheit ab, wird der Tag in FLiS nicht als Krankheit erfasst.

Wird eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt, die am Tag des Dienstabbruches beginnt, ist dieser Tag nicht als Krankheit in FLiS zu erfassen. In diesem Fall wird der Zeitraum der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) nicht übernommen.

Als erster Tag der Erkrankung ist der Tag nach Dienstabbruch in FLiS zu erfassen.

Zusatzinformationen:
TV H Beschäftigte, die im Laufe des Arbeitstages arbeitsunfähig erkranken, haben für diesen Tag selbst keinen Entgeltfortzahlungsanspruch nach § 3 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz in Verbindung mit § 22 Absatz 1 TV H. Für den angebrochenen Arbeitstag erhalten diese nach wie vor das reguläre Entgelt. Dieser Tag wird daher nicht auf den sogenannten Sechs Wochen Zeitraum nach § 22 Absatz 1 TV H angerechnet.

Bei Beamtinnen und Beamten dagegen fließt die Besoldung bei Erkrankung nach § 68 HBG (Fernbleiben vom Dienst) in Verbindung mit § 8 HBesG (Verlust der Besoldung bei schuldhaftem Fernbleiben vom Dienst) zu 100 Prozent weiter.

Eine Unterscheidung wie im Tarifbereich nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz ist im Beamtenbereich nicht erforderlich.

Positiver Corona Test – Vorschriften seit 23. November 2022:

• Ab 23. November 2022 besteht keine Pflicht zur Selbstisolation nach einem positiven Testergebnis auf eine Infektion mit SARS CoV 2 mehr. Bereits begonnene Absonderungen können beendet werden.
• Anstelle der bisherigen Isolationsanordnung tritt die Verpflichtung zu Schutzmaßnahmen gegenüber Personen, die nicht zum gleichen Haushalt gehören und die ihrerseits nicht nachweislich positiv auf SARS CoV 2 getestet sind.
• Im Fall von Krankheitssymptomen wird bis zum Ablauf von fünf Tagen nach dem Tag des positiven Tests eine freiwillige Selbstisolation dringend empfohlen. Die Selbstisolation sollte erst nach Ablauf von zehn Tagen oder nach 48 Stunden Symptomfreiheit beendet werden.

Quelle: Hessisches Ministerium für Soziales und Integration.
Weitere Informationen zur Quarantäne und Isolierung

Die Selbstisolation (früher Absonderung oder Quarantäne) wird nicht in FLiS erfasst, da es keine Erkrankung im Sinne des Systems ist.

Überschreitet die Erkrankung von Beamtinnen oder Beamten die Sechs Wochen Frist, erzeugt FLiS automatisch eine Meldung an das zuständige Staatliche Schulamt, damit die Daten in das Personalverwaltungssystem SAP HCM übernommen werden.

Für die Übersendung der ärztlichen Bescheinigung oder der Bescheinigungen kann für Beamtinnen und Beamte ebenfalls das Begleitschreiben verwendet werden.

Eine Person meldet sich zunächst nur für ein bis maximal drei Tage ohne ärztliche Bescheinigung krank.

Sie erfassen einen entsprechenden Datensatz "Krankheit" in FLiS, ohne die Checkbox "Ärztliche Bescheinigung liegt vor" zu aktivieren.

Die Person geht dann später zum Arzt und wird krankgeschrieben.

Fall 1: Die Person legt eine ärztliche Bescheinigung für den Zeitraum ab dem ersten Tag vor.

• Der Datensatz für die ein bis drei Tage Krankheit ohne ärztliche Bescheinigung wird bearbeitet.
• Das Enddatum wird entsprechend der ärztlichen Bescheinigung verlängert.
• Die Checkbox "Ärztliche Bescheinigung liegt vor" wird aktiviert.

Fall 2: Die Person legt eine ärztliche Bescheinigung für den Zeitraum ab dem vierten Tag vor.

• Der Datensatz für die ein bis drei Tage Krankheit ohne ärztliche Bescheinigung bleibt bestehen.
• Ein weiterer Datensatz ab dem vierten Tag wird angelegt und als Krankheit mit ärztlicher Bescheinigung gespeichert.

Für eine Person ist bereits ein Datensatz mit dem Fehlzeitgrund Krankheit und ärztlicher Bescheinigung eingetragen und die Person legt eine weitere ärztliche Bescheinigung mit der Kennzeichnung als Folgebescheinigung vor.

• Den bestehenden Datensatz zur bisherigen Erkrankung mit aktivierter Checkbox "Ärztliche Bescheinigung liegt vor" bearbeiten Sie.
• Sie geben das neue Endedatum statt des bisherigen Endedatums ein.

Das neue Vorgehen bei einer Folgebescheinigung wurde mit der Bezügestelle des Regierungspräsidiums Kassel abgestimmt und soll seit Mai 2024 so umgesetzt werden.

Handelt es sich um eine weitere Bescheinigung direkt im Anschluss, die keine Folgebescheinigung ist, legen Sie bitte einen neuen Datensatz an.

Für alle gesetzlich versicherten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, einschließlich Minijobberinnen und Minijobber sowie freiwillig gesetzlich versicherte Beamtinnen und Beamte, wird seit dem 1. Januar 2023 vom Arzt keine Papierbescheinigung für den Arbeitgeber mehr erstellt.

Damit entfällt für Sie als Schulleitung der Versand der Papierbescheinigung an Ihr zuständiges Staatliches Schulamt.

Der Arzt übermittelt für den genannten Personenkreis die ärztlichen Bescheinigungen elektronisch an die jeweils zuständige Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft diese elektronischen Bescheinigungen bei den Krankenkassen ab. Für die Hessische Landesverwaltung wird dieses Verfahren im Personalverwaltungssystem SAP HCM durchgeführt.

Aus Datenschutzgründen erfolgt die Abfrage bei den Krankenkassen nur für die konkret gemeldeten und in SAP HCM gepflegten Krankmeldungen. Eine zeitnahe Datenpflege ist daher wichtig.

Folgende Bescheinigungen werden weiterhin vom Arzt in Papierform ausgestellt:

• Bescheinigungen vom Arzt im Ausland,
• Bescheinigungen vom Privatarzt,
• ärztliche Bescheinigungen, die Sie als "Kind krank" in FLiS erfassen,
• Bescheinigungen für Kur und Reha Maßnahmen,
• Bescheinigungen für Wiedereingliederungen,
• Bescheinigungen für Beschäftigungsverbote.

In FLiS tragen Sie die Krankmeldung mit eAU genauso ein wie bei einer Krankmeldung in Papierform.

Dazu gehört, dass Beginn und Ende des FLiS Datensatzes exakt dem der Krankmeldung entsprechen.

Tage, die nicht über die Krankmeldung erfasst sind, müssen in einem separaten Datensatz erfasst werden.

Es ist wichtig, dass Sie wie bisher die Checkbox "Ärztliche Bescheinigung liegt vor" aktivieren, damit die Informationen an Ihr zuständiges Staatliches Schulamt übermittelt werden. Dort erfolgt daraufhin der Eintrag in SAP HCM. Nur dann kann die Abfrage bei der Krankenkasse erfolgen.

Aus Datenschutzgründen erfolgt die Abfrage bei den Krankenkassen nur für die konkret gemeldeten und in SAP HCM gepflegten Krankmeldungen. Eine zeitnahe Datenpflege ist daher wichtig.

In FLiS tragen Sie die Krankmeldung mit eAU genauso ein wie bei der Krankmeldung in Papierform.

Fragen Sie in diesem Fall zusätzlich die betroffenen Personen nach ihrer aktuellen Krankenkasse und der Rentenversicherungsnummer (entspricht der Sozialversicherungsnummer oder Zulagennummer) und geben Sie diese Informationen an Ihr zuständiges Staatliches Schulamt weiter.

Die Aktivierung der Checkbox "Ärztliche Bescheinigung liegt vor" hat bei der eAU eine andere Bedeutung als bei der Bescheinigung in Papierform.

• Bei der Bescheinigung in Papierform bestätigen Sie das tatsächliche Vorliegen der Bescheinigung.
• Im Falle der eAU lösen Sie mit der Checkbox nur den weiteren Prozess zur Überprüfung durch das Staatliche Schulamt aus.

Es ist wichtig, dass Sie die Checkbox "Ärztliche Bescheinigung liegt vor" aktivieren, damit die Informationen an Ihr zuständiges Staatliches Schulamt übermittelt werden. Dort erfolgt der Eintrag in SAP HCM. Nur dann kann die Abfrage bei der Krankenkasse erfolgen.

Im Falle von Unstimmigkeiten setzt sich das Staatliche Schulamt mit Ihnen in Verbindung.

Die Darstellung einer erfolgreichen eAU Abfrage direkt in FLiS ist in Planung.

Mit dem Rundschreiben des HMdI vom 8. April 2025 ist für die Gruppe der Beamtinnen und Beamten der Zeitpunkt der Vorlage eines ärztlichen Attests bei Kind krank neu geregelt worden.

Im Interesse des Abbaus bürokratischer Hindernisse wird für die zukünftige Handhabung empfohlen, die Vorlage eines ärztlichen Attests, aus dem die Notwendigkeit der Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege des erkrankten Kindes sowie deren Dauer hervorgeht, im Regelfall erst bei Abwesenheitszeiten zu fordern, die länger als drei Kalendertage andauern. Dies ist vergleichbar mit dem Fall einer Erkrankung der Beamtin oder des Beamten selbst.

Für die ersten drei Tage wird Dienstbefreiung nach § 16 Nummer 2 Buchstabe c HUrlVO gewährt. Eine Erfassung in FLiS erfolgt nicht, da es aktuell keinen entsprechenden Fehlzeitgrund gibt.

Der vorhandene Fehlzeitgrund "Kind krank" ist nur zu verwenden, wenn ab dem ersten Tag eine ärztliche Bescheinigung vorliegt.>
Rundschreiben des HMdI vom 08.04.2025

Wird eine in FLiS erfasste Erkrankung vorzeitig beendet, ist hierfür die Meldung des Dienstantritts sowie die Korrektur des Endedatums (Tag vor dem Dienstantritt) erforderlich. Der entsprechende Datensatz im IT 2001 (Abwesenheiten) muss anschließend noch von der personalverwaltenden Dienststelle (SSA) manuell abgegrenzt werden.